Huit conseils pour mieux organiser son temps de travail
job Info
Pour réaliser ses missions, les compétences ne suffisent plus. Une bonne organisation et une gestion optimale du temps de travail sont désormais indispensables. Conseils pratiques.
L'efficience (ou comment réaliser un objectif avec un minimum de moyens engagés) est devenue une qualité incontournable pour ne pas s'écrouler sous la surcharge de nos vies modernes. Mener de front son travail et réussir sa vie de famille, vous parait impossible ? Ne désespérez pas, il reste une solution: l’or-ga-ni-sa-tion - ou l’art de gérer au mieux les 24h d’une journée. Cela commence assurément par une bonne nuit de sommeil, de 7 à 8h, pour être au meilleur de sa forme, et par un même temps de travail, à gérer au mieux.
Alors comment reprendre le dessus ?
Voici les 8 secrets de l’efficacité au bureau.
1/ Plan Do Check Act
En fonction de la mission qui vous incombe, vous devrez tout d’abord planter votre schéma d’organisation générale. Pour ce faire, utilisez le « Plan Do Check Act » (PDCA).
- Plan : prenez le temps de la réflexion pour définir vos objectifs, vos moyens.
- Do : passez à l’action.
- Check : évaluez le résultat obtenu.
- Act : réagissez pour vous donner des objectifs plus ambitieux et entamer un nouveau cycle.
Pas si simple ? Lisez les autres secrets…
2/ Hiérarchisez vos priorités
Toute organisation commence par une hiérarchisation : distinguez parmi vos taches celles qui relèvent de l’urgent et de l’important.
Il faudra évidemment trier, éliminer, jeter à la corbeille virtuelle et concrète.
Ensuite, donnez un ordre de priorité, classez, en tenant compte de ces petites briques qui permettent de construire de grandes murailles.
3/ Fixez vous des objectifs accessibles
Vous ne parvenez pas à établir la sélection ci-dessus ? Fixez vous un objectif à moyen et long terme. Quels sont les bénéfices et résultats attendus ? Cela vous aidera à définir l’intérêt et l’ordre des taches à réaliser, bref définir un plan d’action sur un – et un seul – agenda papier ou numérique.
Vous pouvez utiliser un planning de Gantt : lister toutes les activités à entreprendre, établir une chronologie des tâches, fixer des dates butoir en fonction du temps global disponible.
4/ Lisez vite, triez verticalement dans la corbeille
Selon la loi de Douglas, les dossiers s’accumuleront jusqu’à remplir la totalité des rangements disponibles. Donc ne vous laissez pas déborder par la paperasse, comme par vos emails.
N’hésitez pas à jeter…
Vous n’y parvenez pas ? La loi de Pareto devrait vous y aider. Aussi appelée aussi loi des 80/20, elle est inspirée par les observations de l'économiste italien Vildredo Pareto : 80 % des richesses sont détenues par 20 % des acteurs économiques. Ce qui peut revenir à dire que 80% de la valeur de votre documentation est contenue dans 20% de vos documents ! Cela devrait vous aider à décider lesquels sont à éliminer…
5/ Communiquez et déléguez
Déléguez à votre n+1, les taches qui vous dépassent et au n-1 celles qui n’exigent de vous qu’une supervision. Pour cela, une bonne évaluation de vous-même et de vos collègues est indispensable. Il convient également de savoir communiquer efficacement. Expliquez par exemple à votre supérieur que cette mission exige qu’elle soit réalisée par lui, car lui seul peut-être en mesure de la mener à bien. Et ne négligez pas d’épauler et d’encourager votre assistant. Bref, soignez la forme.
6/ Sachez dire non
Osez dire non aux travaux qui n’entrent pas dans vos objectifs. Ne vous laissez pas distraire par tous les facteurs extérieurs qui peuvent nuire à votre rendement : coups de téléphone intempestifs, réunions trop longues, perte de temps dans les transports… Méfiez-vous de vos propres facteurs psychologiques comme la procrastination: ne remettez pas à demain ce que vous pouvez faire aujourd’hui, et ne visez pas systématiquement le perfectionnisme inhibant.
7/ Ne laissez pas le travail se dilater
La nature à horreur du vide, le travail aussi, il a tendance à occuper tout le temps qu’on lui octroie, dixit la loi de Parkinson. Donc ne remettez pas à demain ce que vous pouvez faire aujourd’hui. Ainsi, n’avez-vous jamais remarqué que, juste avant une présentation, à la dernière minute, il y a toujours une urgence à régler ?
8/ Gardez le moral !
Quel que soit l’objet dont vous avez besoin, il tombe toujours en panne au pire moment ; les feux de circulation sont toujours rouges quand vous êtes pressé(e) ; plus il y a de boutons et de diodes, et moins ça fait de choses ; la première cause des problèmes, ce sont les solutions… Qui dans son quotidien ne s’est pas déjà fait ces réflexions ? La loi de Murphy (plus connue sous le nom de loi de l’emmerdement maximum) peut se résumer ainsi : tout ce qui peut mal tourner… tourne mal. C’est implacable. Qu’il s’agisse des objets qui vous entourent, de vos relations avec des collègues, impossible d’y échapper. Nous en sommes tous victimes ! Alors gardez le sourire.
Alors comment reprendre le dessus ?
Voici les 8 secrets de l’efficacité au bureau.
1/ Plan Do Check Act
En fonction de la mission qui vous incombe, vous devrez tout d’abord planter votre schéma d’organisation générale. Pour ce faire, utilisez le « Plan Do Check Act » (PDCA).
- Plan : prenez le temps de la réflexion pour définir vos objectifs, vos moyens.
- Do : passez à l’action.
- Check : évaluez le résultat obtenu.
- Act : réagissez pour vous donner des objectifs plus ambitieux et entamer un nouveau cycle.
Pas si simple ? Lisez les autres secrets…
2/ Hiérarchisez vos priorités
Toute organisation commence par une hiérarchisation : distinguez parmi vos taches celles qui relèvent de l’urgent et de l’important.
Il faudra évidemment trier, éliminer, jeter à la corbeille virtuelle et concrète.
Ensuite, donnez un ordre de priorité, classez, en tenant compte de ces petites briques qui permettent de construire de grandes murailles.
3/ Fixez vous des objectifs accessibles
Vous ne parvenez pas à établir la sélection ci-dessus ? Fixez vous un objectif à moyen et long terme. Quels sont les bénéfices et résultats attendus ? Cela vous aidera à définir l’intérêt et l’ordre des taches à réaliser, bref définir un plan d’action sur un – et un seul – agenda papier ou numérique.
Vous pouvez utiliser un planning de Gantt : lister toutes les activités à entreprendre, établir une chronologie des tâches, fixer des dates butoir en fonction du temps global disponible.
4/ Lisez vite, triez verticalement dans la corbeille
Selon la loi de Douglas, les dossiers s’accumuleront jusqu’à remplir la totalité des rangements disponibles. Donc ne vous laissez pas déborder par la paperasse, comme par vos emails.
N’hésitez pas à jeter…
Vous n’y parvenez pas ? La loi de Pareto devrait vous y aider. Aussi appelée aussi loi des 80/20, elle est inspirée par les observations de l'économiste italien Vildredo Pareto : 80 % des richesses sont détenues par 20 % des acteurs économiques. Ce qui peut revenir à dire que 80% de la valeur de votre documentation est contenue dans 20% de vos documents ! Cela devrait vous aider à décider lesquels sont à éliminer…
5/ Communiquez et déléguez
Déléguez à votre n+1, les taches qui vous dépassent et au n-1 celles qui n’exigent de vous qu’une supervision. Pour cela, une bonne évaluation de vous-même et de vos collègues est indispensable. Il convient également de savoir communiquer efficacement. Expliquez par exemple à votre supérieur que cette mission exige qu’elle soit réalisée par lui, car lui seul peut-être en mesure de la mener à bien. Et ne négligez pas d’épauler et d’encourager votre assistant. Bref, soignez la forme.
6/ Sachez dire non
Osez dire non aux travaux qui n’entrent pas dans vos objectifs. Ne vous laissez pas distraire par tous les facteurs extérieurs qui peuvent nuire à votre rendement : coups de téléphone intempestifs, réunions trop longues, perte de temps dans les transports… Méfiez-vous de vos propres facteurs psychologiques comme la procrastination: ne remettez pas à demain ce que vous pouvez faire aujourd’hui, et ne visez pas systématiquement le perfectionnisme inhibant.
7/ Ne laissez pas le travail se dilater
La nature à horreur du vide, le travail aussi, il a tendance à occuper tout le temps qu’on lui octroie, dixit la loi de Parkinson. Donc ne remettez pas à demain ce que vous pouvez faire aujourd’hui. Ainsi, n’avez-vous jamais remarqué que, juste avant une présentation, à la dernière minute, il y a toujours une urgence à régler ?
8/ Gardez le moral !
Quel que soit l’objet dont vous avez besoin, il tombe toujours en panne au pire moment ; les feux de circulation sont toujours rouges quand vous êtes pressé(e) ; plus il y a de boutons et de diodes, et moins ça fait de choses ; la première cause des problèmes, ce sont les solutions… Qui dans son quotidien ne s’est pas déjà fait ces réflexions ? La loi de Murphy (plus connue sous le nom de loi de l’emmerdement maximum) peut se résumer ainsi : tout ce qui peut mal tourner… tourne mal. C’est implacable. Qu’il s’agisse des objets qui vous entourent, de vos relations avec des collègues, impossible d’y échapper. Nous en sommes tous victimes ! Alors gardez le sourire.
JCh Buchot
source: http://www.jobetic.net/Huit-conseils-pour-mieux-organiser-son-temps-de-travail_a1040.html